Perencanaan Swakelola

Pelaksanaan Swakelola harus dilakukan dengan perencanaan yang baik, mengingat setiap pekerjaan harus dilakukan dengan persiapan yang matang. Dengan demikian, pelaksanaan perencanaan harus menjadi perhatian bagi K/L/D/I yang akan melakukan proses pengadaan menggunakan metode Swakelola.

Perencanaan Swakelola meliputi:

a.     K/L/D/I menyusun daftar kebutuhan dan kegiatan yang akan dilaksanakan dengan cara Swakelola. PA/KPA menetapkan daftar kebutuhan dan jenis kegiatan yang akan dilaksanakan dengan Swakelola.

b.     Khusus untuk pelaksanaan Swakelola oleh Instansi Pemerintah lain, dilakukan persiapan tambahan yang meliputi:

-        PA/KPA menawarkan secara tertulis kegiatan Swakelola kepada instansi pemerintah lain yang diyakini mampu dengan melampirkan KAK, jadwal pelaksanaan dan rincian anggaran biaya.

-        instansi pemerintah lain tersebut mempelajari KAK, jadwal pelaksanaan dan rincian anggaran biaya.

-        apabila PA/KPA dan pihak instansi pemerintah lain tersebut sepakat, dapat dibuat naskah kerjasama atau Nota Kesepahaman mengenai pelaksanaan pekerjaan Swakelola.

-        PPK mengadakan Kontrak dengan Pelaksana Swakelola pada Instansi Pemerintah lain Pelaksana Swakelola, berdasarkan Nota Kesepahaman.

-        Kontrak Swakelola paling kurang berisi:

1)     Para pihak;

2)     Pokok pekerjaan yang diswakelolakan;

3)     Nilai pekerjaan yang diswakelolakan;

4)     Jangka waktu pelaksanaan; dan

5)     Hak dan kewajiban para pihak.

c.     Khusus untuk pelaksanaan Swakelola oleh kelompok Masyarakat, dilakukan persiapan sebagai berikut:

-        K/L/D/I menyusun kegiatan dan sasaran yang akan dilaksanakan dengan cara Swakelola, berdasarkan hasil evaluasi atas usulan dari Kelompok Masyarakat.

-        pengadaan barang/jasa hanya diberikan kepada Kelompok Masyarakat yang mampu melaksanakan pekerjaan secara teknis.

-        PA/KPA bertanggungjawab terhadap penetapan Kelompok Masyarakat, termasuk sasaran, tujuan dan besaran anggaran Swakelola.

-        pengadaan pekerjaan konstruksi hanya dapat berbentuk rehabilitasi, renovasi dan konstruksi sederhana antara lain: pengecatan, pembuatan/pengerasan jalan lingkungan.

-        Konstruksi bangunan baru yang tidak sederhana, dibangun oleh K/L/D/I untuk selanjutnya diserahkan kepada kelompok masyarakat sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

-        PPK membuat Kontrak pelaksanaan pengadaan Swakelola dengan penanggungjawab Kelompok Masyarakat.

d.     Pembentukan Tim Swakelola dengan ketentuan Tim Swakelola dapat terdiri dari Tim Perencana, Tim Pelaksana dan Tim Pengawas. Tim Swakelola yang berasal dari Instasi Sendiri diangkat oleh PPK, sedangkan Tim Pelaksana yang berasal dari Instansi Lain diangkat oleh Instansi asal sesuai dengan struktur organisasi Swakelola. Jumlah anggota Tim Swakelola yang butuhkan sesuai dengan ruang lingkup kegiatan Swakelola. Khusus untuk Swakelola yang dilakukan oleh Kelompok Masyarakat, Tim Swakelola diangkat oleh Penanggungjawab Kelompok Masyarakat sesuai dengan struktur organisasi Swakelola.

Tim perencana mempunyai tugas dan bertanggung jawab dalam menyusun KAK, membuat gambar rencana kerja dan/atau spesifikasi Teknis. Tim Pelaksana mempunyai tugas dan bertanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan sesuai yang direncanakan, membuat gambar pelaksanaan serta membuat laporan pelaksanaan pekerjaan; dan Tim Pengawas mempunyai tugas dan bertanggung jawab dalam

melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan dan pelaporan, baik fisik maupun administrasi pekerjaan Swakelola.

Anggota Tim Pelaksana Swakelola tidak harus dari anggota ULP, sehingga tidak wajib memiliki sertifikat Pengadaan Barang/Jasa. Namun demikian, diupayakan yang memahami ketentuan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

e.     Menyusun Kerangka Acuan Kerja yang memuat uraian kegiatan dilaksanakan meliputi: latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran serta sumber pendanaan, waktu pelaksanaan pekerjaan yang diperlukan, keperluan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan secara rinci yang dijabarkan dalam rencana kerja bulanan, rencana kerja mingguan dan rencana kerja harian, rincian biaya pekerjaan yang dijabarkan dalam rencana biaya bulanan, dan biaya mingguan, produk yang dihasilkan dan gambar rencana kerja dan spesifikasi teknis (apabila diperlukan).

f.      Jadwal Rencana Pelaksanaan Pekerjaan, yang meliputi:

1)     Tim Perencana membuat jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan berdasarkan kebutuhan waktu pelaksanaan pekerjaan dalam KAK, termasuk jadwal pengadaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan yang diperlukan.

2)     Jadwal pelaksanaan pekerjaan adalah waktu dimulainya pelaksanaan pekerjaan hingga berakhirnya pelaksanaan pekerjaan.

3)     Pembuatan jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan disusun dengan mempertimbangkan waktu yang cukup bagi pelaksanaan/penyelesaian pekerjaan.

g.     Rincian Biaya Pekerjaan

Tim Perencana membuat rincian biaya pekerjaan dengan tidak melampaui pagu anggaran yang telah ditetapkan dalam dokumen anggaran dan dituangkan dalam Rencana Anggaran Biaya (RAB), meliputi :

1)     gaji tenaga ahli perseorangan, upah tenaga kerja dan honor Tim Swakelola;

2)     pengadaan bahan;

3)     pengadaan dan penggunaan peralatan/suku cadang; dan

4)     proses pengadaan dan pengeluaran lainnya yang dibutuhkan.

h.    Gambar Rencana Kerja dan Spesifikasi Teknis

1)     Gambar rencana kerja memuat lay-out, denah, potongan memanjang dan potongan melintang.

2)     Spesifikasi teknis disusun mengikuti pedoman/standar yang sesuai dengan yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.

i.      Rencana Pengadaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja

1)     Dalam hal diperlukan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan, dapat dilakukan kontrak/sewa tersendiri. Sebelum dilakukan kontrak/sewa, proses pengadaannya dilaksanakan sesuai dengan yang ditentukan dalam Dokumen Pengadaan.

2)     Jumlah tenaga ahli perseorangan tidak boleh melebihi 50% (lima puluh perseratus) dari jumlah keseluruhan pegawai K/L/D/I yang terlibat dalam kegiatan Swakelola.

3)     Penyusunan jadwal rencana pengadaan dilaksanakan dengan memperhatikan batas akhir tahun anggaran/batas akhir efektifnya anggaran.

4)     Swakelola tertentu dapat dilaksanakan melebihi 1 (satu) tahun anggaran.

5)     Rencana pengadaan harus mempertimbangkan syarat teknis dan metode pelaksanaan pekerjaan yang tercantum dalam Dokumen Pengadaan.

6)     Rencana kebutuhan tenaga kerja harian disusun berdasarkan rencana pelaksanaan pekerjaan.

j.      Pembentukan Panitia/Pejabat Pengadaan

Bila ULP belum dibentuk, Panitia/Pejabat Pengadaan diangkat oleh PA/KPA untuk melakukan Pengadaan Barang/Jasa yang dibutuhkan dalam pelaksanaan Swakelola.

k.     Rencana Swakelola

K/L/D/I mengumumkan pekerjaan Swakelola melalui website dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum yang dapat diakses masyarakat umum.