Pelaksanaan Swakelola oleh KLDI Pemilik Anggaran

Pada dasarnya prosedur Swakelola meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, penyerahan pelaporan dan pertanggungjawaban pekerjaan.

  

A.           PERENCANAAN

Pelaksanaan Swakelola harus dilakukan dengan perencanaan yang baik, mengingat setiap pekerjaan harus dilakukan dengan persiapan yang matang. Dengan demikian, pelaksanaan perencanaan harus menjadi perhatian bagi K/L/D/I yang akan melakukan proses pengadaan menggunakan metode Swakelola.

Hal pertama yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan Swakelola adalah  menyusun daftar kebutuhan dan kegiatan yang akan dilaksanakan dengan cara Swakelola. Penentuan kebutuhan dan jenis kegiatan ini dilakukan oleh PA atau KPA. Kebutuhan yang dimaksud meliputi kebutuhan yang terkait dengan alasan pelaksanaan Swakelola. Setelah kebutuhan Swakelola ditetapkan, maka selanjutnya disusun kegiatan yang akan dilakukan dalam pelaksanaan Swakelola. Kebutuhan dan jenis kegiatan tersebut harus dijelaskan karena dibutuhkan untuk penyusunan rencana pelaksanaan dan pengawasannya.

Setelah menetapkan kebutuhan dan kegiatan yang akan dilakukan dalam Swakelola, PA atau KPA kemudian membentuk Tim Swakelola. Tim tersebut terdiri dari Tim Perencana, Tim Pelaksana dan Tim Pengawas.

Tim Swakelola yang berasal dari Instasi Sendiri diangkat oleh PPK dengan jumlah anggota tim disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan Swakelola. Jumlah anggota Tim Swakelola didasarkan kepada ruang lingkup pekerjaan dan kebutuhan.

Tim perencana mempunyai tugas dan bertanggung jawab dalam menyusun KAK, membuat gambar rencana kerja dan/atau spesifikasi Teknis. Dalam menyusun KAK, Tim Perencana harus mengacu kepada daftar kebutuhan dan kegiatan yang ditetapkan oleh PA atau KPA, kemudian disusun dalam suatu KAK yang sesuai dengan formar KAK yang berlaku. Untuk contoh format KAK dapat ditemukan dalam lampiran buku ini. Kemudian Tim Perencana juga memiliki tugas untuk menyusun rencana kerja yang sesuai dengan tujuan pelaksanaan Swakelola. Selain itu, Tim Perencana memiliki tugas menyusun spesifikasi teknis dari pekerjaan yang akan dilakukan dengan Swakelola. Dokumen Perencaan Swakelola ini kemudian diserahkan kepada Pelaksana Swakelola untuk menjadi dasar pelaksanaan kegiatan Swakelola.

Dalam penyusunan KAK, Tim Perencana membuat uraian kegiatan yang akan dilaksanakan yang meliputi, latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran serta sumber pendanaan, waktu pelaksanaan pekerjaan yang diperlukan, keperluan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan secara rinci yang dijabarkan dalam rencana kerja bulanan, rencana kerja mingguan dan rencana kerja harian, rincian biaya pekerjaan yang dijabarkan dalam rencana biaya bulanan, dan biaya mingguan, produk yang dihasilkan dan gambar rencana kerja dan spesifikasi teknis (apabila diperlukan).

Dalam menyusun KAK, Tim Perencana bertugas membuat jadwal pelaksanaan pekerjaan. Penyusunan jadwal ini meliputi  membuat jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan berdasarkan kebutuhan waktu pelaksanaan pekerjaan dalam KAK, termasuk jadwal pengadaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan yang diperlukan. Jadwal pelaksanaan pekerjaan adalah waktu dimulainya pelaksanaan pekerjaan hingga berakhirnya pelaksanaan pekerjaan.    Pembuatan jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan disusun dengan mempertimbangkan waktu yang cukup bagi pelaksanaan/penyelesaian pekerjaan.

Tugas Tim Perencana berikutnya adalah membuat rincian biaya. Dalam membuat rincian biaya pekerjaan  tidak diperkenankan melebihi pagu anggaran yang telah ditetapkan dalam dokumen anggaran. Rincian biaya kemudian dituangkan dalam Rencana Anggaran dan Biaya (RAB) yang meliputi  gaji tenaga ahli perseorangan, upah tenaga kerja dan honor Tim Swakelola, pengadaan bahan, pengadaan dan penggunaan peralatan/suku cadang dan  proses pengadaan dan pengeluaran lainnya yang dibutuhkan.

Tim Perencana kemudian membuat gambar rencana kerja dan spesifikasi teknis. Gambar kerja dimaksud memuat lay-out, denah, potongan memanjang dan potongan melintang, sedangkan spesifikasi teknis disusun mengikuti pedoman/standar yang sesuai dengan yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.

Tugas Tim Perencana lainnya adalah membuat Rencana Pengadaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja. Dalam pelaksanaan kegiatan Swakelola seringkali dibutuhkan unsur pendukung pelaksanaan kegiatan, baik Barang, Jasa Lainnya maupun Konsultan baik individu maupun badan usaha. Bilamana kebutuhan unsur pendukung tersebut dibutuhkan dalam pelaksanaan Swakelola, maka Tim Perencana harus mempersiapkan pelaksanaan proses pengadaan tersebut dan dilakukan oleh Pokja ULP atau Pejabat Pengadaan. Pelaksanaan pengadaan ini dilakukan dengan kontrak/sewa tersendiri diluar kegiatan Swakelola.

Untuk penggunaan konsultan perorangan, maka tidak diperkenankan melebihi 50% (lima puluh perseratus) dari jumlah keseluruhan pegawai K/L/D/I yang terlibat dalam kegiatan Swakelola. Penyusunan jadwal rencana pengadaan dilaksanakan dengan memperhatikan batas akhir tahun anggaran/batas akhir efektifnya anggaran. Rencana pengadaan harus mempertimbangkan syarat teknis dan metode pelaksanaan pekerjaan yang tercantum dalam Dokumen Pengadaan. Bila ULP belum dibentuk, Panitia/Pejabat Pengadaan diangkat oleh PA/KPA untuk melakukan Pengadaan Barang/Jasa yang dibutuhkan dalam pelaksanaan Swakelola.

Untuk tenaga kerja harian disusun berdasarkan rencana pelaksanaan pekerjaan yang disudan disusun. Pelaksanaan Swakelola dapat dilaksanakan melebihi 1 (satu) tahun anggaran, bilamana tidak dapat diselesaikan dalam 1 (satu) tahun anggaran.

K/L/D/I mengumumkan pekerjaan Swakelola melalui website dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum yang dapat diakses masyarakat umum.

B.            PELAKSANAAN

Pelaksaan Swakelola yang dilakukan oleh K/L/D/I meliputi pelaksanaan oleh Instansi Sendiri, Instansi Lain maupun Gabungan antara Instansi Sendiri dan Instansi Lain.

Tim Pelaksana Swakelola melaksanakan pekerjaan yang telah disusun perencanaannya, yaitu:

1)        melakukan kaji ulang dan pengukuran pada lokasi pekerjaan berdasarkan gambar rencana kerja;

2)        mengkaji ulang jadwal pelaksanaan kerja (s-curve) serta jadwal kebutuhan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan;

3)        mengajukan kebutuhan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan kepada PPK untuk diproses oleh ULP/Pejabat Pengadaan;

4)        mendatangkan dan mengatur tenaga kerja/tenaga ahli perseorangan untuk melaksanakan kegiatan/pekerjaan sesuai dengan jadwal pelaksanaan;

5)        menyusun laporan tentang penerimaan dan penggunaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan; dan

6)        menyusun laporan kemajuan pekerjaan (realisasi fisik dan keuangan).

Pengadaan Bahan, Jasa Lainnya, Peralatan/Suku Cadang dan/atau Tenaga Ahli Perseorangan.

1)        Pengadaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan dilakukan oleh ULP/Pejabat Pengadaan dengan menggunakan metode pengadaan yang sesuai.

2)        Pengiriman bahan dapat dilakukan secara bertahap atau keseluruhan, sesuai dengan kebutuhan, lokasi pekerjaan dan kapasitas penyimpanan.

Pembayaran upah tenaga kerja yang diperlukan dilakukan secara harian berdasarkan daftar hadir pekerja atau dengan cara upah borong.  Pembayaran gaji tenaga ahli perseorangan (apabila diperlukan) dilakukan berdasarkan kontrak konsultan perseorangan atau tanda bukti pembayaran. Pembayaran bahan dan/atau peralatan/suku cadang dilakukan berdasarkan kontrak pengadaan barang. Uang Persediaan (UP)/Uang Muka kerja atau istilah lain yang disamakan diajukan untuk kegiatan yang bukan beban tetap dan dipertanggungjawabkan secara berkala, paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah diterima.

Pelaporan Kemajuan Pekerjaan dan Dokumentasi

1)        Laporan kemajuan pelaksanaan pekerjaan dan penggunaan keuangan dilaporkan oleh Tim Pelaksana kepada PPK secara berkala.

2)        Laporan kemajuan realisasi fisik dan keuangan dilaporkan oleh PPK kepada PA/KPA setiap bulan.

3)        Pencapaian target fisik dicatat setiap hari, dievaluasi setiap minggu serta dibuat laporan mingguan agar dapat diketahui apakah dana yang dikeluarkan sesuai dengan target fisik yang dicapai.

4)        Pencapaian target non-fisik dicatat dan dievaluasi setiap bulan.

5)        Penggunaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan dicatat setiap hari dalam laporan harian.

6)        Laporan bulanan dibuat berdasarkan laporan mingguan.

7)        Dokumentasi pekerjaan meliputi administrasi dan foto pelaksanaan pekerjaan. Foto dari arah yang sama diambil pada saat sebelum, sedang, dan sesudah diselesaikannya pekerjaan.

Pelaporan Realisasi Pekerjaan

Pelaporan realisasi pekerjaan dibuat oleh Tim Pelaksana dan dilaporkan kepada PPK yang berisi antara lain :

1)        struktur organisasi pekerjaan Swakelola yang terdiri dari pembagian tugas, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab serta pengkoordinasian pelaksanaan pekerjaan;

2)        persiapan pekerjaan Swakelola yang meliputi kesesuaian gambar pelaksanaan dengan gambar rencana kerja serta kebutuhan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan;

3)        pelaksanaan pekerjaan Swakelola yang meliputi kesesuaian jadwal pelaksanaan pekerjaan terhadap jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan, penyerapan keuangan, penyerahan pekerjaan sampai dengan selesai 100% (sasaran akhir pekerjaan telah tercapai) dan foto-foto dokumentasi; dan

4)        penggunaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan.

Penyerahan Hasil Pekerjaan

1)        Setelah pelaksanaan pekerjaan Swakelola selesai 100% (sasaran akhir pekerjaan telah tercapai), Ketua Tim Pelaksana menyerahkan pekerjaan kepada PPK.

2)        PPK menyerahkan pekerjaan dan laporan pekerjaan selesai kepada PA/KPA melalui Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan.

3)        Setelah dilakukan penyerahan pekerjaan, dilanjutkan dengan proses penyerahan aset sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

C.           PENGAWASAN

Tim Pengawas mempunyai tugas dan bertanggung jawab dalam melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan dan pelaporan, baik fisik maupun administrasi pekerjaan Swakelola.

Anggota Tim Pelaksana Swakelola tidak harus dari anggota ULP, sehingga tidak wajib memiliki sertifikat Pengadaan Barang/Jasa. Namun demikian, diupayakan yang memahami ketentuan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Pengawasan pekerjaan Swakelola dilakukan oleh Tim Pengawas untuk mengawasi pekerjaan mulai dari persiapan sampai akhir pelaksanaan pekerjaan Swakelola meliputi:

1)        pengawasan administrasi yang dilakukan terhadap dokumentasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan.

2)        pengawasan teknis terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan untuk mengetahui realisasi fisik pekerjaan lapangan meliputi:

a    3)    pengawasan terhadap bahan meliputi pengadaan, pemakaian dan sisa bahan;

b)       pengawasan terhadap penggunaan peralatan/suku cadang untuk menghindari tumpang tindih pemakaian di lapangan dan

c)      pengawasan terhadap penggunaan tenaga kerja/ahli agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan yang direncanakan.

3)        pengawasan Keuangan yang mencakup cara pembayaran serta efisiensi dan efektifitas penggunaan keuangan dan

4)        apabila dari hasil pengawasan ditemukan penyimpangan, PPK harus segera mengambil tindakan.

D.           EVALUASI

1)        Tim Pengawas melakukan evaluasi setiap minggu terhadap pelaksanaan pekerjaan yang meliputi:

a.    pengadaan dan penggunaan bahan;

b.    pengadaan dan penggunaan tenaga kerja/ahli;

c.    pengadaan dan penggunaan peralatan/suku cadang;

d.   realisasi keuangan dan biaya yang diperlukan;

e.    pelaksanaan fisik; dan/atau

f.     hasil kerja setiap jenis pekerjaan.

2)        Dari hasil evaluasi tersebut, Tim Pengawas memberikan masukan dan rekomendasi untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan pekerjaan Swakelola selanjutnya.