Pelelangan Kebutuhan Rutin Awal Tahun

Pekerjaan rutin di awal tahun anggaran merupakan kebutuhan yang tidak dapat ditiadakan, maka PA/KPA dapat memutuskan untuk melakukan penunjukan langsung kepada penyedia tahun sebelumnya dengan disertai negosiasi teknis dan harga. Penunjukan langsung tersebut terpaksa dilakukan untuk periode paling lama sepanjang waktu yang diperlukan untuk proses pelelangan. Namun demikian, pelelangan harus segera dilakukan setelah Dokumen Anggaran disahkan dan alibi ini tidak dijadikan alasan yang menjadikan pekerjaan tersebut dilakukan dengan Penunjukan Langsung.

Namun mengingat hal ini melanggar ketentuan yang berlaku, maka PA/KPA harus menguraikan ketentuan-ketentuan yang dilanggar dalam proses Penunjukan Langsung tersebut beserta alasannya dan mempertanggungjawabkan keputusan tersebut karena adanya kebutuhan yang tidak dapat ditunda. Untuk menghindari terjadinya hal ini pada tahun berikutnya, maka dapat diggunakan kontrak tahun jamak untuk kebutuhan rutin yang tidak dapat ditunda pelaksanaannya pada awal tahun. Sehingga jangka waktu pelaksanaan pekerjaan nulai dari bulan Maret 2011 sampai dengan Februari 2012, atau kombinasi bulan lainnya.

Read More

Pengadaan mendahului Tahun Anggaran

Pejabat Pembuat Komitmen dapat melaksanakan proses pengadaan barang/jasa sebelum dokumen anggaran disahkan sepanjang anggaran untuk kegiatan yang bersangkutan telah dialokasikan, dengan ketentuan penerbitan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) dan penandatanganan kontrak pengadaan barang/jasa dilakukan setelah dokumen anggaran untuk kegiatan/proyek tersebut disahkan (pasal 11 ayat (1));

Proses pelelangan dapat dimulai setelah adanya kepastian alokasi anggaran dari Dewan Perwakilan Rakyat (DPR/DPRD) (penjelasan pasal 73 ayat 2). Sedangkan penunjukan Penyedia dan penandatanganan kontrak dilakukan apabila DIPA/DPA untuk kegiatan tersebut sudah disahkan oleh Pimpinan K/L/I atau Kepala Daerah (pasal 60 ayat (3) dan 61 ayat (3) jo pasal 62 ayat (1) h dan ayat (2) j).

Read More

BLU menjadi Penyedia Barang/Jasa

Badan Layanan Umum (BLU) tidak dapat menjadi Penyedia Barang/Jasa, karena sebagaimana dinyatakan Perpres No.54 Tahun pasal (1) angka 12 dinyatakan bahwa Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya. Mengingat bahwa BLU bukanlah badan usaha, maka BLU tidak dapat menjadi Penyedia Barang/Jasa.

K/L/D/I dapat menggunakan layanan yang diberikan oleh BLU dengan tarif resmi yang sudah ditetapkan dan berlaku untuk masyarakat.

Read More

Tatacara Pengadaan Barang/Jasa pada BLU

Berdasarkan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah pasal 2 ayat (1) huruf b dinyatakan bahwa ruang lingkup Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan K/L/D/I yang pembiayaannya baik sebagian atau seluruhnya bersumber dari APBN/APBD diwajibkan menggunakan aturan ini. Mengingat semua penerimaan dan pengeluaran Badan Layanan Umum (BLU) dicatatkan ke dalam kas keuangan negara, maka pengadaan barang.jasa di BLU, baik yang bersumber dari APBN/APBD maupun yang bersumber dari penerimaan hasil kegiatan operasional BLU harus mengikuti Perpres No.54 Tahun 2010.

Dalam hal BLU tersebut membutuhkan perlakuan khusus dalam pengadaan barang/jasa untuk menjalankan kegiatan operasional perusahaan di mana terdapat alasan efektivitas dan/atau efisiensi, maka BLU tersebut dapat mengusulkan kepada Menteri Keuangan/Kepala Daerah untuk mendapatkan fleksibilitas sebagaimana diatur dalam PP No. 23 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan BLU pasal 20 dan Peraturan Menteri Keuangan No. 8 Tahun 2006 pasal 4. Perlakuan khusus tersebut antara lain pertanggungjawaban belanja di luar negeri maupun belanja melalui internet dengan menggunakan kartu kredit, dan pembayaran di muka untuk pengiriman jurnal bulanan yang pengirimannya melampaui tahun anggaran;

Fleksibilitas yang dimaksud pada butir 3 di atas hanya diberikan terhadap kegiatan pengadaan barang/jasa yang tidak bertentangan dengan Perpres 54/2010.

Read More

Tatacara Pengadaan Barang/Jasa pada BUMN/BUMD

Berdasarkan Peraturan Presiden No.54 Tahun 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Pasal 2 Ayat (1) huruf b dinyatakan bahwa ruang lingkup peraturan presiden ini antara lain bagi pengadaan barang/jasa untuk investasi di lingkungan BUMN/BUMD, yang pembiayaannya sebagian atau seluruhnya dibebankan pada APBN/APBD. 

Dengan demikian, untuk pengadaan barang/jasa untuk investasi yang pembiayaannya dari K/L/D/I, maka wajib berpedoman kepada Peraturan Presiden No.54 Tahun 2010.  Untuk pengadaan barang/jasa untuk investasi yang pembiayaan berasal dari BUMN/BUMD dengan sumber anggaran baik melalui melalui mekanisme Penyertaan Modal Negara (PMN) melalui transfer rekening ataupun dari hasil operasional BUMN/BUMD, maka pengadaannya tidak wajib berpedoman kepada Peraturan Presiden No.54 Tahun 2010. Dalam hal ini, BUMN dapat berpedoman kepada Peraturan Menteri BUMN dan surat keputusan direksi BUMN. Untuk BUMD dapat berpedoman kepada peraturan daerah maupun surat keputusan direksi BUMD. Namun demikian, dalam penyusunan pedoman pengadaan barang/jasa, BUMN/BUMD harus memperhatikan prinsip-prinsip dan tata nilai pengadaan yang baik.

Read More

Pelaksanaan Swakelola oleh KLDI Pemilik Anggaran

Pada dasarnya prosedur Swakelola meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, penyerahan pelaporan dan pertanggungjawaban pekerjaan.

  

A.           PERENCANAAN

Pelaksanaan Swakelola harus dilakukan dengan perencanaan yang baik, mengingat setiap pekerjaan harus dilakukan dengan persiapan yang matang. Dengan demikian, pelaksanaan perencanaan harus menjadi perhatian bagi K/L/D/I yang akan melakukan proses pengadaan menggunakan metode Swakelola.

Hal pertama yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan Swakelola adalah  menyusun daftar kebutuhan dan kegiatan yang akan dilaksanakan dengan cara Swakelola. Penentuan kebutuhan dan jenis kegiatan ini dilakukan oleh PA atau KPA. Kebutuhan yang dimaksud meliputi kebutuhan yang terkait dengan alasan pelaksanaan Swakelola. Setelah kebutuhan Swakelola ditetapkan, maka selanjutnya disusun kegiatan yang akan dilakukan dalam pelaksanaan Swakelola. Kebutuhan dan jenis kegiatan tersebut harus dijelaskan karena dibutuhkan untuk penyusunan rencana pelaksanaan dan pengawasannya.

Setelah menetapkan kebutuhan dan kegiatan yang akan dilakukan dalam Swakelola, PA atau KPA kemudian membentuk Tim Swakelola. Tim tersebut terdiri dari Tim Perencana, Tim Pelaksana dan Tim Pengawas.

Tim Swakelola yang berasal dari Instasi Sendiri diangkat oleh PPK dengan jumlah anggota tim disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan Swakelola. Jumlah anggota Tim Swakelola didasarkan kepada ruang lingkup pekerjaan dan kebutuhan.

Tim perencana mempunyai tugas dan bertanggung jawab dalam menyusun KAK, membuat gambar rencana kerja dan/atau spesifikasi Teknis. Dalam menyusun KAK, Tim Perencana harus mengacu kepada daftar kebutuhan dan kegiatan yang ditetapkan oleh PA atau KPA, kemudian disusun dalam suatu KAK yang sesuai dengan formar KAK yang berlaku. Untuk contoh format KAK dapat ditemukan dalam lampiran buku ini. Kemudian Tim Perencana juga memiliki tugas untuk menyusun rencana kerja yang sesuai dengan tujuan pelaksanaan Swakelola. Selain itu, Tim Perencana memiliki tugas menyusun spesifikasi teknis dari pekerjaan yang akan dilakukan dengan Swakelola. Dokumen Perencaan Swakelola ini kemudian diserahkan kepada Pelaksana Swakelola untuk menjadi dasar pelaksanaan kegiatan Swakelola.

Dalam penyusunan KAK, Tim Perencana membuat uraian kegiatan yang akan dilaksanakan yang meliputi, latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran serta sumber pendanaan, waktu pelaksanaan pekerjaan yang diperlukan, keperluan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan secara rinci yang dijabarkan dalam rencana kerja bulanan, rencana kerja mingguan dan rencana kerja harian, rincian biaya pekerjaan yang dijabarkan dalam rencana biaya bulanan, dan biaya mingguan, produk yang dihasilkan dan gambar rencana kerja dan spesifikasi teknis (apabila diperlukan).

Dalam menyusun KAK, Tim Perencana bertugas membuat jadwal pelaksanaan pekerjaan. Penyusunan jadwal ini meliputi  membuat jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan berdasarkan kebutuhan waktu pelaksanaan pekerjaan dalam KAK, termasuk jadwal pengadaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan yang diperlukan. Jadwal pelaksanaan pekerjaan adalah waktu dimulainya pelaksanaan pekerjaan hingga berakhirnya pelaksanaan pekerjaan.    Pembuatan jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan disusun dengan mempertimbangkan waktu yang cukup bagi pelaksanaan/penyelesaian pekerjaan.

Tugas Tim Perencana berikutnya adalah membuat rincian biaya. Dalam membuat rincian biaya pekerjaan  tidak diperkenankan melebihi pagu anggaran yang telah ditetapkan dalam dokumen anggaran. Rincian biaya kemudian dituangkan dalam Rencana Anggaran dan Biaya (RAB) yang meliputi  gaji tenaga ahli perseorangan, upah tenaga kerja dan honor Tim Swakelola, pengadaan bahan, pengadaan dan penggunaan peralatan/suku cadang dan  proses pengadaan dan pengeluaran lainnya yang dibutuhkan.

Tim Perencana kemudian membuat gambar rencana kerja dan spesifikasi teknis. Gambar kerja dimaksud memuat lay-out, denah, potongan memanjang dan potongan melintang, sedangkan spesifikasi teknis disusun mengikuti pedoman/standar yang sesuai dengan yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.

Tugas Tim Perencana lainnya adalah membuat Rencana Pengadaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja. Dalam pelaksanaan kegiatan Swakelola seringkali dibutuhkan unsur pendukung pelaksanaan kegiatan, baik Barang, Jasa Lainnya maupun Konsultan baik individu maupun badan usaha. Bilamana kebutuhan unsur pendukung tersebut dibutuhkan dalam pelaksanaan Swakelola, maka Tim Perencana harus mempersiapkan pelaksanaan proses pengadaan tersebut dan dilakukan oleh Pokja ULP atau Pejabat Pengadaan. Pelaksanaan pengadaan ini dilakukan dengan kontrak/sewa tersendiri diluar kegiatan Swakelola.

Untuk penggunaan konsultan perorangan, maka tidak diperkenankan melebihi 50% (lima puluh perseratus) dari jumlah keseluruhan pegawai K/L/D/I yang terlibat dalam kegiatan Swakelola. Penyusunan jadwal rencana pengadaan dilaksanakan dengan memperhatikan batas akhir tahun anggaran/batas akhir efektifnya anggaran. Rencana pengadaan harus mempertimbangkan syarat teknis dan metode pelaksanaan pekerjaan yang tercantum dalam Dokumen Pengadaan. Bila ULP belum dibentuk, Panitia/Pejabat Pengadaan diangkat oleh PA/KPA untuk melakukan Pengadaan Barang/Jasa yang dibutuhkan dalam pelaksanaan Swakelola.

Untuk tenaga kerja harian disusun berdasarkan rencana pelaksanaan pekerjaan yang disudan disusun. Pelaksanaan Swakelola dapat dilaksanakan melebihi 1 (satu) tahun anggaran, bilamana tidak dapat diselesaikan dalam 1 (satu) tahun anggaran.

K/L/D/I mengumumkan pekerjaan Swakelola melalui website dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum yang dapat diakses masyarakat umum.

B.            PELAKSANAAN

Pelaksaan Swakelola yang dilakukan oleh K/L/D/I meliputi pelaksanaan oleh Instansi Sendiri, Instansi Lain maupun Gabungan antara Instansi Sendiri dan Instansi Lain.

Tim Pelaksana Swakelola melaksanakan pekerjaan yang telah disusun perencanaannya, yaitu:

1)        melakukan kaji ulang dan pengukuran pada lokasi pekerjaan berdasarkan gambar rencana kerja;

2)        mengkaji ulang jadwal pelaksanaan kerja (s-curve) serta jadwal kebutuhan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan;

3)        mengajukan kebutuhan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan kepada PPK untuk diproses oleh ULP/Pejabat Pengadaan;

4)        mendatangkan dan mengatur tenaga kerja/tenaga ahli perseorangan untuk melaksanakan kegiatan/pekerjaan sesuai dengan jadwal pelaksanaan;

5)        menyusun laporan tentang penerimaan dan penggunaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan; dan

6)        menyusun laporan kemajuan pekerjaan (realisasi fisik dan keuangan).

Pengadaan Bahan, Jasa Lainnya, Peralatan/Suku Cadang dan/atau Tenaga Ahli Perseorangan.

1)        Pengadaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan dilakukan oleh ULP/Pejabat Pengadaan dengan menggunakan metode pengadaan yang sesuai.

2)        Pengiriman bahan dapat dilakukan secara bertahap atau keseluruhan, sesuai dengan kebutuhan, lokasi pekerjaan dan kapasitas penyimpanan.

Pembayaran upah tenaga kerja yang diperlukan dilakukan secara harian berdasarkan daftar hadir pekerja atau dengan cara upah borong.  Pembayaran gaji tenaga ahli perseorangan (apabila diperlukan) dilakukan berdasarkan kontrak konsultan perseorangan atau tanda bukti pembayaran. Pembayaran bahan dan/atau peralatan/suku cadang dilakukan berdasarkan kontrak pengadaan barang. Uang Persediaan (UP)/Uang Muka kerja atau istilah lain yang disamakan diajukan untuk kegiatan yang bukan beban tetap dan dipertanggungjawabkan secara berkala, paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah diterima.

Pelaporan Kemajuan Pekerjaan dan Dokumentasi

1)        Laporan kemajuan pelaksanaan pekerjaan dan penggunaan keuangan dilaporkan oleh Tim Pelaksana kepada PPK secara berkala.

2)        Laporan kemajuan realisasi fisik dan keuangan dilaporkan oleh PPK kepada PA/KPA setiap bulan.

3)        Pencapaian target fisik dicatat setiap hari, dievaluasi setiap minggu serta dibuat laporan mingguan agar dapat diketahui apakah dana yang dikeluarkan sesuai dengan target fisik yang dicapai.

4)        Pencapaian target non-fisik dicatat dan dievaluasi setiap bulan.

5)        Penggunaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan dicatat setiap hari dalam laporan harian.

6)        Laporan bulanan dibuat berdasarkan laporan mingguan.

7)        Dokumentasi pekerjaan meliputi administrasi dan foto pelaksanaan pekerjaan. Foto dari arah yang sama diambil pada saat sebelum, sedang, dan sesudah diselesaikannya pekerjaan.

Pelaporan Realisasi Pekerjaan

Pelaporan realisasi pekerjaan dibuat oleh Tim Pelaksana dan dilaporkan kepada PPK yang berisi antara lain :

1)        struktur organisasi pekerjaan Swakelola yang terdiri dari pembagian tugas, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab serta pengkoordinasian pelaksanaan pekerjaan;

2)        persiapan pekerjaan Swakelola yang meliputi kesesuaian gambar pelaksanaan dengan gambar rencana kerja serta kebutuhan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan;

3)        pelaksanaan pekerjaan Swakelola yang meliputi kesesuaian jadwal pelaksanaan pekerjaan terhadap jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan, penyerapan keuangan, penyerahan pekerjaan sampai dengan selesai 100% (sasaran akhir pekerjaan telah tercapai) dan foto-foto dokumentasi; dan

4)        penggunaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan.

Penyerahan Hasil Pekerjaan

1)        Setelah pelaksanaan pekerjaan Swakelola selesai 100% (sasaran akhir pekerjaan telah tercapai), Ketua Tim Pelaksana menyerahkan pekerjaan kepada PPK.

2)        PPK menyerahkan pekerjaan dan laporan pekerjaan selesai kepada PA/KPA melalui Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan.

3)        Setelah dilakukan penyerahan pekerjaan, dilanjutkan dengan proses penyerahan aset sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

C.           PENGAWASAN

Tim Pengawas mempunyai tugas dan bertanggung jawab dalam melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan dan pelaporan, baik fisik maupun administrasi pekerjaan Swakelola.

Anggota Tim Pelaksana Swakelola tidak harus dari anggota ULP, sehingga tidak wajib memiliki sertifikat Pengadaan Barang/Jasa. Namun demikian, diupayakan yang memahami ketentuan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Pengawasan pekerjaan Swakelola dilakukan oleh Tim Pengawas untuk mengawasi pekerjaan mulai dari persiapan sampai akhir pelaksanaan pekerjaan Swakelola meliputi:

1)        pengawasan administrasi yang dilakukan terhadap dokumentasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan.

2)        pengawasan teknis terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan untuk mengetahui realisasi fisik pekerjaan lapangan meliputi:

a    3)    pengawasan terhadap bahan meliputi pengadaan, pemakaian dan sisa bahan;

b)       pengawasan terhadap penggunaan peralatan/suku cadang untuk menghindari tumpang tindih pemakaian di lapangan dan

c)      pengawasan terhadap penggunaan tenaga kerja/ahli agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan yang direncanakan.

3)        pengawasan Keuangan yang mencakup cara pembayaran serta efisiensi dan efektifitas penggunaan keuangan dan

4)        apabila dari hasil pengawasan ditemukan penyimpangan, PPK harus segera mengambil tindakan.

D.           EVALUASI

1)        Tim Pengawas melakukan evaluasi setiap minggu terhadap pelaksanaan pekerjaan yang meliputi:

a.    pengadaan dan penggunaan bahan;

b.    pengadaan dan penggunaan tenaga kerja/ahli;

c.    pengadaan dan penggunaan peralatan/suku cadang;

d.   realisasi keuangan dan biaya yang diperlukan;

e.    pelaksanaan fisik; dan/atau

f.     hasil kerja setiap jenis pekerjaan.

2)        Dari hasil evaluasi tersebut, Tim Pengawas memberikan masukan dan rekomendasi untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan pekerjaan Swakelola selanjutnya.

Read More

Perencanaan Swakelola

Pelaksanaan Swakelola harus dilakukan dengan perencanaan yang baik, mengingat setiap pekerjaan harus dilakukan dengan persiapan yang matang. Dengan demikian, pelaksanaan perencanaan harus menjadi perhatian bagi K/L/D/I yang akan melakukan proses pengadaan menggunakan metode Swakelola.

Perencanaan Swakelola meliputi:

a.     K/L/D/I menyusun daftar kebutuhan dan kegiatan yang akan dilaksanakan dengan cara Swakelola. PA/KPA menetapkan daftar kebutuhan dan jenis kegiatan yang akan dilaksanakan dengan Swakelola.

b.     Khusus untuk pelaksanaan Swakelola oleh Instansi Pemerintah lain, dilakukan persiapan tambahan yang meliputi:

-        PA/KPA menawarkan secara tertulis kegiatan Swakelola kepada instansi pemerintah lain yang diyakini mampu dengan melampirkan KAK, jadwal pelaksanaan dan rincian anggaran biaya.

-        instansi pemerintah lain tersebut mempelajari KAK, jadwal pelaksanaan dan rincian anggaran biaya.

-        apabila PA/KPA dan pihak instansi pemerintah lain tersebut sepakat, dapat dibuat naskah kerjasama atau Nota Kesepahaman mengenai pelaksanaan pekerjaan Swakelola.

-        PPK mengadakan Kontrak dengan Pelaksana Swakelola pada Instansi Pemerintah lain Pelaksana Swakelola, berdasarkan Nota Kesepahaman.

-        Kontrak Swakelola paling kurang berisi:

1)     Para pihak;

2)     Pokok pekerjaan yang diswakelolakan;

3)     Nilai pekerjaan yang diswakelolakan;

4)     Jangka waktu pelaksanaan; dan

5)     Hak dan kewajiban para pihak.

c.     Khusus untuk pelaksanaan Swakelola oleh kelompok Masyarakat, dilakukan persiapan sebagai berikut:

-        K/L/D/I menyusun kegiatan dan sasaran yang akan dilaksanakan dengan cara Swakelola, berdasarkan hasil evaluasi atas usulan dari Kelompok Masyarakat.

-        pengadaan barang/jasa hanya diberikan kepada Kelompok Masyarakat yang mampu melaksanakan pekerjaan secara teknis.

-        PA/KPA bertanggungjawab terhadap penetapan Kelompok Masyarakat, termasuk sasaran, tujuan dan besaran anggaran Swakelola.

-        pengadaan pekerjaan konstruksi hanya dapat berbentuk rehabilitasi, renovasi dan konstruksi sederhana antara lain: pengecatan, pembuatan/pengerasan jalan lingkungan.

-        Konstruksi bangunan baru yang tidak sederhana, dibangun oleh K/L/D/I untuk selanjutnya diserahkan kepada kelompok masyarakat sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

-        PPK membuat Kontrak pelaksanaan pengadaan Swakelola dengan penanggungjawab Kelompok Masyarakat.

d.     Pembentukan Tim Swakelola dengan ketentuan Tim Swakelola dapat terdiri dari Tim Perencana, Tim Pelaksana dan Tim Pengawas. Tim Swakelola yang berasal dari Instasi Sendiri diangkat oleh PPK, sedangkan Tim Pelaksana yang berasal dari Instansi Lain diangkat oleh Instansi asal sesuai dengan struktur organisasi Swakelola. Jumlah anggota Tim Swakelola yang butuhkan sesuai dengan ruang lingkup kegiatan Swakelola. Khusus untuk Swakelola yang dilakukan oleh Kelompok Masyarakat, Tim Swakelola diangkat oleh Penanggungjawab Kelompok Masyarakat sesuai dengan struktur organisasi Swakelola.

Tim perencana mempunyai tugas dan bertanggung jawab dalam menyusun KAK, membuat gambar rencana kerja dan/atau spesifikasi Teknis. Tim Pelaksana mempunyai tugas dan bertanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan sesuai yang direncanakan, membuat gambar pelaksanaan serta membuat laporan pelaksanaan pekerjaan; dan Tim Pengawas mempunyai tugas dan bertanggung jawab dalam

melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan dan pelaporan, baik fisik maupun administrasi pekerjaan Swakelola.

Anggota Tim Pelaksana Swakelola tidak harus dari anggota ULP, sehingga tidak wajib memiliki sertifikat Pengadaan Barang/Jasa. Namun demikian, diupayakan yang memahami ketentuan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

e.     Menyusun Kerangka Acuan Kerja yang memuat uraian kegiatan dilaksanakan meliputi: latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran serta sumber pendanaan, waktu pelaksanaan pekerjaan yang diperlukan, keperluan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan secara rinci yang dijabarkan dalam rencana kerja bulanan, rencana kerja mingguan dan rencana kerja harian, rincian biaya pekerjaan yang dijabarkan dalam rencana biaya bulanan, dan biaya mingguan, produk yang dihasilkan dan gambar rencana kerja dan spesifikasi teknis (apabila diperlukan).

f.      Jadwal Rencana Pelaksanaan Pekerjaan, yang meliputi:

1)     Tim Perencana membuat jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan berdasarkan kebutuhan waktu pelaksanaan pekerjaan dalam KAK, termasuk jadwal pengadaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan yang diperlukan.

2)     Jadwal pelaksanaan pekerjaan adalah waktu dimulainya pelaksanaan pekerjaan hingga berakhirnya pelaksanaan pekerjaan.

3)     Pembuatan jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan disusun dengan mempertimbangkan waktu yang cukup bagi pelaksanaan/penyelesaian pekerjaan.

g.     Rincian Biaya Pekerjaan

Tim Perencana membuat rincian biaya pekerjaan dengan tidak melampaui pagu anggaran yang telah ditetapkan dalam dokumen anggaran dan dituangkan dalam Rencana Anggaran Biaya (RAB), meliputi :

1)     gaji tenaga ahli perseorangan, upah tenaga kerja dan honor Tim Swakelola;

2)     pengadaan bahan;

3)     pengadaan dan penggunaan peralatan/suku cadang; dan

4)     proses pengadaan dan pengeluaran lainnya yang dibutuhkan.

h.    Gambar Rencana Kerja dan Spesifikasi Teknis

1)     Gambar rencana kerja memuat lay-out, denah, potongan memanjang dan potongan melintang.

2)     Spesifikasi teknis disusun mengikuti pedoman/standar yang sesuai dengan yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.

i.      Rencana Pengadaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja

1)     Dalam hal diperlukan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan, dapat dilakukan kontrak/sewa tersendiri. Sebelum dilakukan kontrak/sewa, proses pengadaannya dilaksanakan sesuai dengan yang ditentukan dalam Dokumen Pengadaan.

2)     Jumlah tenaga ahli perseorangan tidak boleh melebihi 50% (lima puluh perseratus) dari jumlah keseluruhan pegawai K/L/D/I yang terlibat dalam kegiatan Swakelola.

3)     Penyusunan jadwal rencana pengadaan dilaksanakan dengan memperhatikan batas akhir tahun anggaran/batas akhir efektifnya anggaran.

4)     Swakelola tertentu dapat dilaksanakan melebihi 1 (satu) tahun anggaran.

5)     Rencana pengadaan harus mempertimbangkan syarat teknis dan metode pelaksanaan pekerjaan yang tercantum dalam Dokumen Pengadaan.

6)     Rencana kebutuhan tenaga kerja harian disusun berdasarkan rencana pelaksanaan pekerjaan.

j.      Pembentukan Panitia/Pejabat Pengadaan

Bila ULP belum dibentuk, Panitia/Pejabat Pengadaan diangkat oleh PA/KPA untuk melakukan Pengadaan Barang/Jasa yang dibutuhkan dalam pelaksanaan Swakelola.

k.     Rencana Swakelola

K/L/D/I mengumumkan pekerjaan Swakelola melalui website dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum yang dapat diakses masyarakat umum.

Read More

Definisi dan Jenis Pekerjaan Swakelola

A.    DEFINISI

Swakelola merupakan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh K/L/D/I sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain dan/atau kelompok masyarakat. Pelaksanaan Swakelola dapat dilakukan sejauh K/L/D/I atau Kelompok Masyarakat memiliki kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

Pada prinsipnya pelaksanaan pengadaan dilakukan dengan cara Swakelola yaitu menggunakan sumberdaya yang dimiliki oleh K/L/D/I sendiri untuk melakukan pelaksanaan pekerjaan. Namun demikian, bilamana K/L/D/I tidak memiliki kemampuan, maka pelaksanaan pekerjaan tersebut tidak dapat dilakukan dengan Swakelola. Beberapa K/L/D/I mengumumkan Rencana Umum Pengadaannya dengan melakukan seluruh proses pengadaannya dengan Swakelola. Padahal tidak semua pekerjaan dapat dilakukan dengan Swakelola, termasuk pengadaan ATK, pembangunan gedung dan pemeliharaan kendaraan, karena K/L/D/I tersebut tidak memiliki kemampuan atau kompetensi untuk melaksanakan pekerjaan pekerjaan tersebut.

Hal ini terjadi karena kesalahan dalam menafsirkan pelaksanaan Swakelola. Swakelola dipandang sebagai kegiatan yang dilakukan oleh K/L/D/I sendiri, walaupun melibatkan Penyedia tetapi dianggap sebagai Swakelola. Padahal dalam pelaksanaan Swakelola tidak diperkenankan melibatkan Penyedia. Semua proses hanya dilakukan oleh K/L/D/I dan/atau Kelompok Masyarakat.

Kelompok masyarakat yang dimaksud adalah kelompok masyarakat yang bukan badan usaha yang mencari keuntungan. Kelompok masyarakat yang dimaksud adalah kelompok masyarakat yang bekerja untuk kepentingan masyarakat atau organisasinya.

Disamping itu, dalam pelaksanaan Swakelola hanya menggunakan upah dan honor berdasarkan standar biaya yang sudah ditetapkan oleh K/L/D/I, sehingga dalam pelaksanaannya tidak diperkenankan mengambil keuntungan seperti pelaksanaan pekerjaan oleh Penyedia.

Semua proses yang melibatkan proses pembelian dalam Swakelola harus dilakukan dengan proses pengadaan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Pembelian yang dimaksud misalnya pembelian ATK, pembelian bahan atau menggunakan jasa konsultan perorangan yang dibutuhkan dalam mendukung pelaksanaan Swakelola, maka seluruh pengadaan tersebut harus berpedoman kepada Peraturan Presiden No.54 Tahun 2010 yang pada prinsipnya dilakukan dengan Pelelangan Umum. Ketentuan tersebut dikecualikan untuk barang/jasa yang diproduksi oleh K/L/D/I, maka dapat dilakukan dengan Swakelola berdasarkan tarif resmi (PNBP), misalkan pengadaan Peta Dasar dari Badan Geologi, Pengadaan Bibit dari Dinas Pertanian yang menghasilkan bibit dan produk lainnya. Sedangkan untuk penggunaan tim Swakelola yang berasal dari pegawai K/L/D/I hanya berhak mendapatkan honor sesuai dengan Standar Biaya Umum (SBU) yang dikeluarkan oleh Kementerian Keuangan atau Standar Biaya Khusus (SBK) yang dikeluarkan oleh K/L/D/I.

B.    JENIS PEKERJAAN YANG DAPAT DILAKUKAN DENGAN SWAKELOLA

Pada dasarnya hampir semua pekerjaan dapat dilakukan dengan Swakelola, sejauh K/L/D/I atau kelompok masyarakat memiliki kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Namun demikian, karena pada prinsipnya K/L/D/I memiliki tugas pelayanan kepada masyarakat sehingga tidak banyak pekerjaan yang mampu dilakukan oleh K/L/D/I sendiri. Untuk pelaksanaan pekerjaan yang tidak dapat dilakukan sendiri, maka dilakukan oleh Penyedia. Sedangkan untuk pekerjaan yang dapat dilakukan atau lebih menguntungkan dilakukan dengan Swakelola, maka dilakukan dengan Swakelola.

Diantara pekerjaan-pekerjaan yang dapat dilaksanakan dengan Swakelola diantaranya adalah:

a.     pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan/atau memanfaatkan kemampuan teknis sumber daya manusia serta sesuai dengan tugas pokok K/L/D/I, misalnya pelaksanaan pendidikan dan latihan dan workshop.

b.     pekerjaan yang operasi dan pemeliharaannya memerlukan partisipasi langsung masyarakat setempat, misalnya pembuatan jalan setapak, pembersihan sungai desa dan perbaikan jembatan desa.

c.     pekerjaan yang dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi atau pembiayaannya tidak diminati oleh Penyedia Barang/Jasa, misalnya pemeliharaan rutin yang sederhana misalnya  pengangkutan/pengerukan sampah pada instalasi pompa, penimbunan daerah rawa dan lain-lain.

d.     pekerjaan yang secara rinci/detail tidak dapat dihitung/ditentukan terlebih dahulu, sehingga apabila dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa akan menimbulkan ketidakpastian dan risiko yang besar;

e.     penyelenggaraan diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya atau penyuluhan, misalnya pelatihan keahlian/keterampilan, kursus pengadaan barang/jasa pemerintah dan lain-lain.

f.      pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) dan survei yang bersifat khusus untuk pengembangan teknologi/metode kerja yang belum dapat dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa, misalnya prototipe rumah tahan gempa, prototipe sumur resapan, dan lain-lain.

g.     pekerjaan survei, pemrosesan data, perumusan kebijakan pemerintah, pengujian di laboratorium dan pengembangan sistem tertentu, misalnya penyusunan/pengembangan peraturan perundang-undangan dan lain-lain.

h.    pekerjaan yang bersifat rahasia bagi K/L/D/I yang bersangkutan, misalnya pencetakan ijazah, pembangunan bangunan rahasia, dan lain-lain.

i.      pekerjaan Industri Kreatif, inovatif dan budaya dalam negeri, misalnya pembuatan film animasi, pembuatan permainan interaktif dan lain-lain.

j.      penelitian dan pengembangan dalam negeri,  misalnya penelitian konstruksi tahan gempa dan lain-lain dan/atau

k.     pekerjaan pengembangan industri pertahanan, industri alutsista dan industri almatsus dalam negeri, pengembangan senjata keperluan militer dan lain-lain.

Pada dasarnya prosedur Swakelola meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, penyerahan pelaporan dan pertanggungjawaban pekerjaan.

Read More